Fulton Cure, konsultan di Well Built Construction Consulting, firma berbasis di Baltimore yang memberikan konsultasi strategis, layanan fasilitasi, dan forum diskusi untuk eksekutif konstruksi. Opini adalah milik penulis sendiri.
Saya tidak percaya hal ini kontroversial untuk mengatakan bahwa ada masalah komunikasi di industri konstruksi. Pembaruan yang terlewatkan, kejutan terlambat, dan tim yang tidak sejalan sering disebut sebagai sumber keterlambatan, biaya yang melonjak, dan frustrasi umum. Respons khasnya adalah untuk mencoba “memperbaiki komunikasi” dengan menambah lebih banyak pertemuan, pelaporan, atau struktur.
Pada dasarnya, solusi-solusi tersebut terdengar masuk akal. Tetapi dalam prakteknya, sering kali meleset dari sasaran. Penyebab akarnya sebenarnya lebih sederhana untuk dijelaskan dan lebih mendarah daging: Industri konstruksi telah membuat komunikasi terlambat menjadi normal.
Di sebagian besar lokasi proyek, baik berdasarkan pengalaman pribadi saya maupun berdasarkan informasi yang saya dengar dari orang lain, masalah tidaklah tak terlihat. Biasanya mereka terdeteksi awal oleh seseorang. Mereka hanya tidak dibagikan secara dini.
Misalnya, saya ingat ketika saya berada di sebuah proyek dimana saya tahu bahwa pengiriman ubin kami kemungkinan akan terlambat. Pada saat itu, saya adalah asisten manajer proyek, saya baru bergabung dengan tim proyek ini, dan saya hanya memiliki beberapa bulan pengalaman dalam peran saya. Karena kombinasi faktor-faktor tersebut, saya takut untuk berbicara karena takut mendapat balasan dari manajer proyek senior saya. Saya tidak ingin menandakan masalah dan menimbulkan stres pada orang lain ketika sebenarnya tidak ada masalah yang perlu diperbaiki.
Sebagai gantinya, saya tetap diam. Saya ingin menunggu sampai saya benar-benar yakin bahwa ada masalah yang harus ditangani. Sayangnya, masalah itu tidak akan hilang dengan sendirinya seiring berjalannya waktu.
Saat masalah tersebut muncul, kami hanya tinggal menyisakan dua minggu lagi sebelum pemasangan ubin, dan ketika subkontraktor kami ditanya mengapa mereka belum siap, jawaban mereka adalah bahwa mereka telah memberi tahu tim empat minggu yang lalu bahwa ubin akan terlambat.
Bukan hanya saya yang disalahkan, tetapi saya juga membuat masalah koordinasi kecil menjadi masalah yang lebih besar yang pemilik akan sangat tidak senang mendengarnya.
Sebenarnya, kisah ini bukan hanya milik saya: ini adalah standar di seluruh industri.
Konstruksi memberikan insentif pada perilaku yang salah. Pola menunggu dan ketidakpastian ini bukanlah kesalahpahaman. Ini tentang insentif dan bagaimana orang-orang dibalas.
Dalam banyak kasus, para profesional diberi insentif (apakah itu eksplisit atau tidak) untuk menyelesaikan masalah sebelum mereka menjadi terlihat. Perbaikannya dengan diam tanpa bantuan, dan Anda terlihat mampu. Menyatakan terlalu dini, dan Anda berisiko terlihat bersemangat atau tidak berkualifikasi.
Itu menciptakan hasil yang bisa diprediksi: orang-orang menyimpan informasi sampai mereka merasa 100% yakin. Masalahnya, bagaimanapun, adalah bahwa proyek konstruksi tidak mendapat manfaat dari kepercayaan satu individu sebanyak yang mereka dapatkan dari keterbukaan dan transparansi.
Ketika Anda menunggu untuk memberikan kabar buruk, masalah tersebut tidak akan hilang dengan sendirinya. Biasanya, masalah tersebut akan semakin buruk seiring berjalannya waktu. Jadwal tidak berubah secara bertahap ketika masalah diabaikan, mereka secara tiba-tiba tergelincir. Tim tidak menyesuaikan diri untuk menyelesaikan masalah secara dini, mereka justru meresponnya terlambat. Pemimpin tidak dapat membuat keputusan yang terinformasi, mereka dipaksa untuk membuat keputusan mendesak. Dan dalam sebagian besar kasus, kejutan-kejutan tersebut tidak tak terhindarkan, mereka hanya tidak diucapkan dan tidak diketahui.
Komunikasi dini memerlukan standar yang berbeda dan definisi komunikasi yang berbeda pula. Tim-tim yang paling efektif beroperasi dengan standar yang berbeda dan definisi komunikasi yang berbeda. Mereka tidak menunggu klarifikasi sepenuhnya, mereka mengharapkan semua orang berkomunikasi secara terbuka, bahkan ketika hal-hal masih belum pasti. Mereka mengundang pertanyaan, ide-ide, dan solusi potensial. Mereka tidak menyalahkan.
Dalam lingkungan semacam ini, Anda lebih mungkin mendengar, “Ini bisa menjadi masalah, dan terima kasih telah mengungkapkannya” atau “Kami belum memiliki semua jawabannya, tetapi inilah yang kami lihat.” Jenis komunikasi semacam ini tidak menghilangkan risiko dan masalah sepenuhnya, tetapi memberi tim waktu untuk mengelolanya. Itulah perbedaan besar.
Tetapi komunikasi dini tidak terjadi secara konsisten tanpa lingkungan yang tepat. Jika anggota tim yang mengungkapkan kekhawatiran mengakibatkan frustrasi, keragu-raguan, atau risiko reputasi, orang-orang akan cenderung untuk menyimpan pemikiran mereka. Bukan karena mereka tidak peduli, tetapi karena mereka mencoba untuk mengelola bagaimana mereka dilihat.
Pemimpin yang secara konsisten mendapatkan keterlihatan dini cenderung melakukan beberapa hal dengan berbeda. Mereka merespons dini peringatan tanpa bereaksi berlebihan. Mereka tidak menghukum atau mengurangi masalah yang ternyata kecil. Mereka memberikan prioritas pada kesadaran daripada kesempurnaan. Mereka memperkuat bahwa ketidakpastian adalah bagian dari pekerjaan, bukan tanda kelemahan. Ketika kondisi-kondisi itu terpenuhi, cara tim berkomunikasi berubah secara drastis.
Keunggulan kompetitif antara tim yang berkinerja tinggi dan tim rata-rata bukanlah karena tim berkinerja tinggi memiliki lebih sedikit masalah dalam proyek mereka. Melainkan karena mereka melihatnya lebih cepat.
Keterlihatan dini terhadap masalah menciptakan pilihan. Ini memungkinkan tim untuk menyesuaikan urutan, mengelola harapan, dan mengurangi gangguan ke depan. Ketidakpastian yang terlambat menghapus pilihan-pilihan itu. Pada titik itu, satu-satunya langkah yang tersisa adalah bereaksi.
Industri konstruksi tidak membutuhkan pengingat lebih untuk berkomunikasi lebih baik, sebaliknya, perlu untuk memikirkan kembali seperti apa komunikasi yang baik sebenarnya terlihat di proyek. Saat ini, terlalu banyak nilai ditempatkan pada pembaruan yang rapi dan jawaban lengkap. Sebenarnya, komunikasi paling berharga sering terjadi sebelum keduanya ada.
Sebagian besar masalah proyek tidak dimulai sebagai keadaan darurat dan tidak akan menjadi keadaan darurat jika ditangani dengan benar. Mereka mulai sebagai sinyal-sinyal kecil. Ada sesuatu yang sedikit salah, sedikit terlambat, sedikit tidak jelas.
Perbedaan antara masalah yang dapat dikelola dan gangguan besar jarang karena masalah itu sendiri. Melainkan kapan masalah itu dikomunikasikan dan ditangani. Sampai tim Anda diharuskan untuk secara bebas berbagi masalah dan bertanya pertanyaan, mereka akan terus dipaksa untuk menyelesaikan masalah lebih lambat dari seharusnya. Dan sayangnya, orang-orang dan proyek Anda akan membayar mahal karenanya.
