Tiga alasan saya membayar langganan Microsoft 365 selama bertahun-tahun adalah aplikasi Word dan Excel, sinkronisasi tanpa batas antar perangkat untuk akses di mana saja, dan, tentu saja, penyimpanan cloud sebesar 1 TB yang menggiurkan. Namun, sejak saya beralih sepenuhnya ke Obsidian sebagai editor teks pilihan saya, saya berpikir untuk membatalkan langganan untuk melihat apakah saya dapat melakukannya tanpanya, dan ada keuntungan finansial juga darinya.
Jadi enam bulan yang lalu, saya akhirnya menghentikan apa yang sekarang disebut Microsoft sebagai Microsoft 365 Copilot. Itu tidak berarti saya berhenti menggunakan Microsoft Office sama sekali. Saya beralih ke versi online dari layanan ini, yang benar-benar gratis, dan meskipun memiliki keunikannya sendiri, ini adalah pilihan yang sangat bagus jika Anda tidak memerlukan semua fasilitas dari paket berbayar.
Saya salah dalam membayar Microsoft 365 – inilah yang sebenarnya saya dapatkan dari uang tersebut
Microsoft 365 mengemas banyak aplikasi dan layanan yang dapat menggantikan langganan pihak ketiga.
Anda masih dapat menggunakan sebagian besar aplikasi Office
Semua hal penting ada di browser Anda
Versi web gratis masih memberi saya akses ke setiap aplikasi Office yang saya gunakan, termasuk Word, Excel, Outlook, dan PowerPoint saat saya membutuhkannya. OneNote juga merupakan bagian dari paket, yang berguna ketika saya ingin mencatat sesuatu di luar Obsidian.
Pengalaman di browser lebih mirip dengan versi desktop dari yang saya harapkan. Antarmuka pita tampak familier, pintasan keyboard yang saya andalkan masih berfungsi, dan Word menangani penulisan dan pengeditan yang biasa saya lakukan tanpa jeda yang nyata. Excel terasa hampir identik dengan aplikasi desktop untuk pekerjaan spreadsheet sehari-hari, dan PowerPoint lebih dari cukup untuk slide deck sesekali.
Untuk memulai, Anda hanya memerlukan akun Microsoft gratis. Buka halaman gratis Microsoft 365, masuk, dan Anda akan diarahkan ke dasbor dengan semua aplikasi tercantum di sampingnya. Klik aplikasi mana pun untuk memulai dokumen baru, atau unggah file yang sudah ada dari komputer Anda untuk terus mengerjakannya.
Aplikasi Office di mana saja
Satu akun, setiap perangkat, tanpa instalasi
Keuntungan terbesar menggunakan versi web adalah saya dapat mengakses file saya dari mana saja, selama saya memiliki browser. Ini adalah salah satu fitur yang dapat meningkatkan atau menghancurkan alur kerja saya karena saya cenderung berpindah antar perangkat sepanjang hari. Saya menggunakan laptop gaming HP Pavilion di rumah, dan kadang-kadang membawa mesin yang berbeda, seringkali HP two-in-one saya ketika bepergian, dan mengandalkan tablet HONOR untuk mengedit dengan cepat ketika saya jauh dari meja kerja.
Dengan aplikasi desktop, fleksibilitas semacam ini berarti menginstal Office di setiap perangkat, masuk, dan menunggu file disinkronkan. Dengan versi web, saya cukup membuka browser, masuk ke akun Microsoft saya, dan melanjutkan dari bagian terakhir yang saya tinggalkan. File sudah ada karena semuanya disimpan ke OneDrive secara default.
Ini juga membantu ketika saya perlu melakukan pengeditan cepat pada perangkat yang bukan milik saya. Saya dapat meminjam laptop teman, masuk ke akun saya di jendela browser pribadi, memperbaiki apa yang saya perlukan, dan keluar tanpa meninggalkan apa pun.
Lebih sedikit fitur, tetapi antarmuka tidak terlalu berantakan
Lebih sedikit tombol, lebih mudah untuk fokus
Aplikasi web gratis memang kekurangan banyak fitur lanjutan dibandingkan dengan paket berbayar. Makro dan VBA tidak didukung, file yang dilindungi kata sandi dibuka sebagai hanya-baca, dan beberapa alat data tingkat lanjut di Excel terbatas atau hilang. PowerPoint kehilangan beberapa alat desain dan add-innya, dan Anda tidak mendapatkan aplikasi desktop seperti Access atau Publisher sama sekali. Banyak add-in Office pihak ketiga yang dibuat untuk versi desktop juga tidak berfungsi di browser.
Bagi pengguna tingkat lanjut yang mengandalkan fitur-fitur ini, hal ini dapat menjadi masalah besar. Namun bagi orang seperti saya, yang kebanyakan menulis dokumen, membuat spreadsheet sederhana, dan sesekali menyusun presentasi, tidak satu pun fitur ini yang saya lewatkan.
Faktanya, antarmuka yang disederhanakan adalah salah satu bagian favorit saya dari saklar ini. Pita memiliki lebih sedikit tombol, menu lebih mudah dinavigasi, dan lebih sedikit kekacauan visual yang mengganggu perhatian saya.
Anda masih mendapatkan penyimpanan cloud gratis
5GB tepatnya
Meskipun saya yakin paket berbayar Microsoft 365 mampu membayar sendiri, hal ini hanya berlaku jika Anda benar-benar menggunakan penyimpanan sebesar 1TB yang ditawarkannya. Ketika saya mulai berpikir untuk membatalkan, penyimpanan adalah satu-satunya hal yang menghambat saya karena saya masih memerlukan tempat untuk menyimpan dokumen saya.
Microsoft memberi setiap akun gratis penyimpanan OneDrive sebesar 5 GB secara default. Kedengarannya kecil jika dibandingkan dengan 1TB, namun itu lebih dari cukup jika Anda hanya menggunakannya untuk dokumen Office dan beberapa file pribadi. File Word dan Excel berukuran kecil, dan kecuali Anda menyimpan banyak media, 5 GB dapat bertahan dalam waktu yang sangat lama.
Oleh karena itu, saya memerlukan lebih banyak ruang untuk lampiran Outlook dan sesekali file yang lebih besar. Jadi saya memilih paket Microsoft 365 Basic, yang biayanya $19,99 per tahun dan meningkatkan penyimpanan hingga 100GB. Itu cukup untuk kasus penggunaan saya, terutama karena saya menjalankan pengaturan Nextcloud saya sendiri untuk kebutuhan penyimpanan yang lebih besar.
Ia memiliki keunikan tersendiri
Beberapa trade-off yang harus Anda ketahui
Versi web bukanlah pengganti yang sempurna untuk aplikasi desktop. Kelemahan yang paling jelas adalah Anda memerlukan koneksi internet aktif setiap saat. Selain itu, tidak ada mode offline yang sebenarnya, jadi jika koneksi Anda terputus atau Anda bekerja dari suatu tempat dengan Wi-Fi yang tidak stabil, Anda akan terjebak.
Kinerja juga dapat terpengaruh dengan file yang lebih besar. Dokumen Word kecil atau lembar Excel dasar terasa cepat, tetapi spreadsheet yang berat dengan banyak rumus bisa terasa lamban di browser karena perjalanan bolak-balik jaringan dan overhead browser. Browser mogok atau tab tertutup secara tidak sengaja juga dapat mengganggu pekerjaan Anda sehingga terasa lebih buruk dibandingkan aplikasi asli.
Lalu ada gesekan alur kerja. Daripada hanya membuka file dari desktop, Anda perlu mengunggahnya ke OneDrive terlebih dahulu, mengerjakannya di browser, lalu membagikannya dari sana atau mengunduh salinannya setelah selesai. Ini bukan masalah besar setelah Anda terbiasa, tetapi ini menambahkan langkah-langkah tambahan untuk pengeditan sederhana.
Opsi gratis yang cukup baik bagi kebanyakan orang
Sejujurnya, jika Anda menginginkan pengganti Office yang gratis dan lengkap, Anda tidak perlu berkompromi dengan fitur sama sekali. Ada alternatif gratis yang luar biasa untuk Microsoft Office, seperti LibreOffice, yang dapat Anda instal sepenuhnya secara gratis dan digunakan secara offline tanpa kekhasan versi web apa pun. Mereka layak untuk dilihat jika prioritas Anda berbeda dengan prioritas saya.
Namun bagi seseorang yang sudah terbiasa dengan ekosistem Microsoft dan lebih menyukai antarmuka yang familier, versi web gratis lebih masuk akal. Excel adalah salah satu aplikasi yang belum pernah saya gantikan dengan aplikasi lain karena Microsoft masih membuat spreadsheet lebih baik dibandingkan pesaing mana pun yang pernah saya coba. Dan jika Anda benar-benar menginginkan aplikasi desktop tanpa membayar biaya tahunan, Microsoft masih menjual lisensi abadi untuk suite Office mandiri yang dapat Anda beli sekali dan gunakan selama masih berfungsi.
