Industri konstruksi harus memikir ulang budaya komunikasi untuk mencegah keterlambatan yang mahal
Industri konstruksi harus secara fundamental mengubah cara berkomunikasi dalam proyek, beralih dari pelaporan yang tertunda menuju diskusi transparan awal untuk menghindari gangguan yang mahal, menurut sudut pandang baru industri.
Fulton Cure, seorang konsultan di Well Built Construction Consulting, berpendapat bahwa kegagalan komunikasi tetap menjadi salah satu masalah yang paling persisten dan merugikan di seluruh situs pekerjaan. Kegagalan ini seringkali mengakibatkan keterlambatan, melebihi anggaran dan frustrasi di kalangan pemangku kepentingan proyek.
“Aku tidak percaya hal ini kontroversial untuk mengatakan bahwa ada masalah komunikasi dalam industri konstruksi,” tulis Cure. Kehilangan pembaruan, kejutan terlambat dan tim yang tidak sejalan sering disebut sebagai akar penyebab ketidakefisienan proyek. Sementara banyak organisasi mencoba memperbaiki masalah dengan menambah pertemuan atau meningkatkan persyaratan pelaporan, Cure berpendapat bahwa pendekatan tersebut gagal mengatasi masalah yang mendasar.
Sebaliknya, dia menunjuk pada masalah yang lebih tertanam: normalisasi komunikasi yang tertunda.
Budaya industri mencegah transparansi awal
Menurut Cure, masalah pada proyek konstruksi jarang tidak terdeteksi. Dalam kebanyakan kasus, seseorang mengidentifikasi masalah dengan cepat—tetapi enggan untuk membagikannya.
“Pada sebagian besar situs pekerjaan, baik dari pengalaman pribadi saya maupun berdasarkan apa yang saya dengar dari orang lain, masalah tidak tak terlihat,” tulisnya. “Mereka biasanya ditemukan dengan cepat oleh seseorang. Mereka hanya tidak dibagikan dengan cepat.” Kurasi mengilustrasikan dinamika ini melalui contoh pribadi yang melibatkan pengiriman ubin yang tertunda. Sebagai anggota tim junior pada saat itu, dia memilih untuk tidak mengangkat keprihatinan segera karena takut akan persepsi negatif dan kurangnya kepastian.
“Sebaliknya, aku tetap diam. Aku ingin menunggu sampai aku benar-benar yakin bahwa ada masalah dan bahwa aku dapat memperbaikinya,” tulis Cure. Keterlambatan akhirnya muncul terlalu terlambat, mengubah masalah yang dapat dikelola menjadi masalah besar yang berdampak pada jadwal proyek dan pertanggungjawaban tim.
“Kenyataannya adalah cerita ini tidak unik bagi saya: Ini standar di seluruh industri,” tambahnya. Cure berpendapat bahwa insentif industri memperkuat perilaku ini. Profesional seringkali dihargai karena menyelesaikan masalah secara diam-diam daripada mengangkat keprihatinan sejak dini, yang dapat menghambat komunikasi proaktif.
“Dalam banyak kasus, profesional dihargai (baik dengan tegas maupun tidak) karena menyelesaikan masalah sebelum menjadi terlihat. Perbaiki dengan diam-diam dan tanpa bantuan, maka kamu terlihat mampu. Angkat terlalu dini, dan kamu berisiko terlihat terlalu bersemangat atau tidak terkualifikasi,” tulis Cure.
Komunikasi awal menawarkan keunggulan kompetitif
Cure menekankan bahwa tim proyek yang berkinerja tinggi membedakan diri mereka tidak dengan menghindari masalah, tetapi dengan mengidentifikasi dan mengatasinya lebih awal daripada yang lain.
“Perbedaan antara tim yang berkinerja tinggi dan yang rata-rata bukanlah bahwa pelaku tinggi memiliki masalah yang lebih sedikit di proyek mereka,” tulisnya. “Melainkan, mereka melihatnya lebih cepat.”
Komunikasi awal memungkinkan tim untuk menyesuaikan jadwal, mengalokasikan kembali sumber daya dan mengelola harapan sebelum masalah meningkat. Sebaliknya, komunikasi yang tertunda seringkali memaksa pengambilan keputusan reaktif di bawah tekanan.
“Ketika kamu menunda memberi berita buruk, itu tidak akan pergi dengan sendirinya. Biasanya semakin buruk dengan waktu,” tulis Cure. Dia menambahkan bahwa pemimpin konstruksi memainkan peran kritis dalam membentuk budaya komunikasi. Tim lebih mungkin untuk bersuara ketika pemimpin mendorong transparansi, menghindari bereaksi berlebihan terhadap peringatan dini, dan menerima ketidakpastian sebagai bagian dari proses.
“Tim yang paling efektif beroperasi dengan standar dan definisi komunikasi yang berbeda,” tulis Cure. Dalam lingkungan seperti itu, anggota tim merasa nyaman mengangkat keprihatinan bahkan ketika informasi tidak lengkap, memungkinkan intervensi lebih awal dan hasil yang lebih baik.
Pada akhirnya, Cure berpendapat bahwa industri harus mendefinisikan ulang bagaimana komunikasi yang efektif terlihat. Alih-alih memprioritaskan pembaruan yang sempurna dan jawaban lengkap, tim proyek harus berfokus pada berbagi sinyal awal dan risiko potensial.
“Kebanyakan masalah proyek tidak dimulai sebagai keadaan darurat dan tidak akan menjadi keadaan darurat jika ditangani dengan benar,” tulisnya. “Mereka dimulai sebagai sinyal-sinyal kecil.” Gagal mengatasi sinyal-sinyal itu secara dini dapat mengubah masalah minor menjadi gangguan besar, mempengaruhi kinerja proyek dan dinamika tim.
Dilaporkan sebelumnya oleh Fulton Cure di Construction Dive.
