5 Kesalahan Utama Pengusaha yang Harus Dihindari Selama Musim Panas
Hari-hari yang lebih panjang, suasana hati yang lebih cerah, dan kalender liburan yang padat dapat membuat musim panas terasa seperti waktu alami untuk melonggarkan kendali di tempat kerja. Di sisi lain, musim panas adalah salah satu waktu tersibuk dan paling kompleks secara operasional dalam setahun bagi industri tertentu, seperti perhotelan, ritel, dan atraksi. Musim yang cerah meningkatkan tantangan kepatuhan dan memaparkan bisnis pada risiko terkait peraturan upah dan jam kerja, keselamatan tempat kerja, dan banyak lagi. Di bawah ini adalah lima kesalahan utama yang dilakukan pemberi kerja selama musim panas, ditambah langkah-langkah yang dapat Anda ambil untuk menghindarinya.
1. Menjadi Terlalu Santai dengan Penjadwalan
Musim panas sering kali menghadirkan gelombang praktik penjadwalan informal yang berdampak baik bagi moral, namun berisiko bagi kepatuhan di tempat kerja. Ketika manajer dengan cepat menyetujui permintaan karyawan yang tidak bebas pengecualian untuk perubahan jadwal di menit-menit terakhir, “Jumat Musim Panas,” pertukaran shift, keluar lebih awal, dan fleksibilitas, hal ini dapat menyebabkan masalah berdasarkan Undang-Undang Standar Ketenagakerjaan yang Adil serta undang-undang upah dan jam kerja negara bagian.
Berikut adalah beberapa potensi risiko terkait karyawan yang tidak dikecualikan:Â
- Kesulitan melacak jam dan memenuhi persyaratan pencatatan
- Meningkatnya kewajiban lembur dan kegagalan dalam menghitung lembur dengan benar (terutama di negara bagian dengan undang-undang lembur harian)
- Pelanggaran undang-undang penjadwalan prediktif di beberapa negara bagian dan kota
- Paparan terhadap klaim kerja yang “di luar jam kerja”. Hal ini dapat terjadi, misalnya, jika seorang karyawan diizinkan untuk “mengganti” waktu kerja yang terlewat dengan bekerja melalui waktu istirahat makan yang tidak dibayar, atau jika karyawan merasa diharuskan untuk menghadiri piknik musim panas yang tidak dibayar, latihan team building, makan siang dan belajar, dan acara serupa lainnya.
Selain itu, jika bulan-bulan hangat adalah waktu yang lebih lambat bagi bisnis Anda, pengurangan jam kerja dan minggu kerja yang padat dapat menjadi pukulan besar bagi karyawan (siapa yang tidak menyukai Jumat Musim Panas?) – namun hal ini dapat berpotensi menimbulkan masalah kepatuhan jika karyawan yang tidak mendapat pengecualian masih bekerja berjam-jam penuh tanpa dibayar, atau jika gaji karyawan yang dikecualikan dikurangi selama bulan-bulan musim panas.
Petunjuk Praktis
- Mewajibkan manajer Anda untuk menyetujui perubahan jadwal karyawan yang tidak dikecualikan, pertukaran shift, atau keberangkatan lebih awal melalui proses yang terdokumentasi dengan baik dan konsisten, dan tegaskan bahwa semua jam kerja harus dicatat.
- Perjelas dengan karyawan yang tidak memiliki pengecualian mengenai apakah kehadiran di acara khusus bersifat wajib atau sukarela, dan hindari tekanan untuk menghadiri acara khusus yang tidak dibayar.
- Hindari pengurangan gaji karyawan yang dikecualikan berdasarkan perubahan jadwal jangka pendek, terutama jika pengurangan atau pelonggaran jam kerja didorong oleh perusahaan. Selain itu, ingatlah bahwa FLSA mungkin berlaku untuk karyawan musiman dan paruh waktu – pekerja yang mungkin lebih banyak Anda gunakan selama musim panas yang sibuk – terlepas dari berapa jam mereka bekerja per minggu atau tingkat turnover yang tinggi.A
2. Mengizinkan Kesenjangan Cakupan
Menyetujui permintaan cuti yang tumpang tindih dari karyawan dapat berdampak baik bagi budaya perusahaan, namun hal ini dapat menjadi dampak negatif jika persetujuan tersebut kemudian mengakibatkan kesenjangan cakupan. Kekurangan staf membawa kemungkinan lebih besar terjadinya kesalahan karyawan, kelelahan, dan pelanggaran hukum ketenagakerjaan. Berikut adalah contoh risiko yang timbul ketika lebih sedikit karyawan yang terpaksa menanggung volume pekerjaan yang sama atau bahkan lebih besar:
- Waktu makan dan istirahat ditunda atau dilewati. Meskipun FLSA tidak mewajibkan waktu makan atau istirahat, setidaknya 20 negara bagian memiliki undang-undang yang mewajibkannya, dan kegagalan untuk memberikan waktu istirahat yang tepat waktu dan tanpa gangguan dapat mengakibatkan hukuman yang signifikan.Â
- Para manajer berusaha keras untuk mengisi kesenjangan tersebut dengan meminta karyawan untuk bekerja lebih lama atau melapor untuk bekerja pada hari libur yang dijadwalkan. Hal ini dapat berimplikasi pada undang-undang pekerja anak jika anak di bawah umur terlibat (lebih lanjut mengenai hal ini di bawah), serta undang-undang “penjadwalan prediktif” dan “minggu kerja yang adil” di negara bagian atau lokal yang mewajibkan pemberi kerja tertentu untuk memberi tahu karyawannya terlebih dahulu mengenai jadwal mereka dan membayar kompensasi tambahan untuk perubahan penjadwalan di menit-menit terakhir.
- Restoran, hotel, dan bisnis perhotelan lainnya yang mengambil “kredit tip” untuk memenuhi kewajiban upah minimum mereka harus berhati-hati dalam meminta pekerja yang diberi tip untuk melakukan pekerjaan sampingan yang tidak menghasilkan tip untuk menutupi kesenjangan cakupan. Hal ini berlaku bahkan bagi pekerja yang diberi tip musiman, yang masih harus mendapatkan pekerjaan dengan benar dan dibayar sesuai dengan aturan “kredit tip” yang selalu berubah. Pelajari lebih lanjut dengan melihat tip kredit tip kami menjelang Musim Panas 2026.
Petunjuk Praktis
- Identifikasi hari/minggu dengan volume tinggi dan komunikasikan terlebih dahulu jika tanggal tertentu akan membatasi ketersediaan PTO.
- Tetapkan pedoman tentang berapa banyak karyawan yang dapat libur pada saat yang sama berdasarkan peran, departemen, atau lokasi, terutama selama periode puncak yang diketahui, dan bagaimana penentuan karyawan mana yang akan diminta untuk bekerja akan dilakukan.
- Ketika cakupannya terbatas, berhati-hatilah dalam memantau jam kerja dan pertimbangkan implikasi hukum di tempat kerja sebelum menyesuaikan jadwal atau tugas pekerjaan.
- Pastikan kebijakan Anda adil dan diterapkan secara konsisten untuk meningkatkan semangat kerja karyawan yang positif dan menghindari potensi tuntutan diskriminasi.
3. Mengurangi Pekerja Anak
Musim panas adalah musim puncak untuk mempekerjakan remaja. Ketika lamaran dari siswa sekolah menengah semakin banyak, para manajer ingin sekali menutup kesenjangan cakupan dengan pekerja yang tersedia, terutama di industri perhotelan, ritel, dan atraksi. Namun, pengusaha tidak boleh mengambil jalan pintas dalam hal undang-undang pekerja anak.
Baik FLSA maupun undang-undang negara bagian membatasi jam kerja anak di bawah umur, jenis pekerjaan yang dapat mereka lakukan, dan peralatan yang dapat mereka operasikan. Sebagian besar negara bagian juga memberlakukan persyaratan dokumentasi, seperti izin kerja, sertifikat usia, dan pemberitahuan mengenai tanggal dimulainya pekerjaan bagi anak di bawah umur, dan kapan pekerjaan tersebut dihentikan.
Petunjuk Praktis
- Pertimbangkan dengan cermat pembatasan undang-undang pekerja anak sebelum merekrut, menjadwalkan, atau meminta anak di bawah umur untuk tinggal lebih lama saat Anda kekurangan staf. Bahkan pelanggaran yang tidak disengaja dapat mengakibatkan hukuman yang berat.
- Jika anak di bawah umur berpartisipasi dalam program pemagangan formal, pastikan untuk mendapatkan dan menyimpan semua dokumen yang menunjukkan partisipasi dalam program tersebut. Beberapa persyaratan undang-undang pekerja anak dilonggarkan bagi anak di bawah umur yang berpartisipasi dalam program pemagangan resmi, namun pemberi kerja akan menanggung beban untuk mendokumentasikan pendaftaran anak di bawah umur tersebut dalam program tersebut.
- Jika Anda merekrut remaja pada musim panas ini, lihat kami panduan enam langkah untuk membantu bisnis Anda mematuhi peraturan pekerja anak. A
4. Penggunaan Magang Tidak Dibayar
Beberapa perusahaan secara keliru berasumsi bahwa magang mungkin tidak dibayar selama magang tersebut memberikan kesempatan belajar yang bermanfaat. Namun, Departemen Tenaga Kerja AS menerapkan tes multi-faktor untuk menentukan apakah pekerja magang atau pelajar harus diperlakukan sebagai karyawan untuk tujuan FLSA. Tes ini melihat pihak mana yang merupakan “penerima manfaat utama” dari hubungan tersebut dan mempertimbangkan berbagai faktor, namun tidak ada faktor yang dapat menentukan dengan sendirinya.
APPetunjuk praktis
- Bahkan sebelum memposting peluang magang yang tidak dibayar, tentukan dengan cermat peran apa yang diperlukan dan bekerjalah dengan penasihat untuk mengevaluasi apakah pekerja magang tersebut harus diperlakukan sebagai karyawan untuk FLSA dan tujuan hukum tempat kerja lainnya.
- Hal ini terutama berlaku jika pekerja magang akan melakukan pekerjaan yang menggantikan pekerjaan karyawan yang dibayar.
5. Mengabaikan Masalah Keamanan Panas
Gagal menyesuaikan praktik keselamatan di tempat kerja ketika suhu meningkat adalah kesalahan umum namun berbahaya. Risiko terkait panas mungkin paling banyak terjadi pada industri tertentu, seperti pertanian dan konstruksi, namun risiko ini juga dapat berdampak pada angkatan kerja yang lebih luas. Misalnya saja, karyawan ritel yang mengambil kereta dari tempat parkir, atau staf restoran yang bekerja di teras luar ruangan saat suhu di luar 95 derajat, atau anak di bawah umur yang mengawasi wahana “anak-anak” di taman hiburan selama hari-hari anjing di musim panas.
Meskipun saat ini tidak ada peraturan federal yang menetapkan persyaratan mitigasi tekanan panas yang spesifik atau ambang batas kapan perlindungan harus diterapkan, pengusaha mempunyai kewajiban umum untuk menyediakan tempat kerja yang aman dan bebas dari bahaya yang diketahui. Administrasi Keselamatan dan Kesehatan Kerja mempunyai alat untuk menindak pengusaha yang tidak menganggap serius risiko panas. Penting juga untuk memahami peraturan di yurisdiksi tempat Anda beroperasi, karena setidaknya tujuh negara bagian memiliki peraturan tekanan panasnya sendiri. Ingat juga bahwa istirahat 20 menit atau kurang adalah waktu yang dapat dikompensasi, meskipun istirahat tersebut dilakukan lebih sering karena kondisi panas.
Petunjuk Praktis
- Pengusaha harus bertindak sekarang sebelum suhu naik, khususnya di industri yang melibatkan pekerjaan di luar ruangan, yang memerlukan peralatan berat atau besar, atau di mana pekerja melakukan tugas-tugas berat.
- Untuk lebih lanjut, lihat kami enam tip praktis untuk keselamatan panas di tempat kerja.
Kesimpulan
Baik musim panas adalah musim puncak Anda atau waktu yang lebih lambat untuk bisnis Anda, Anda tidak boleh mengambil jalan pintas atau terlalu longgar dalam hal kepatuhan hukum di tempat kerja. Jika Anda mempunyai pertanyaan, hubungi pengacara Fisher Phillips Anda, penulis Wawasan ini, pengacara mana pun di Grup Praktik Upah dan Jam kami atau Grup Praktik Keselamatan Tempat Kerja kami, atau pengacara mana pun di Tim Industri Perhotelan atau Tim Industri Ritel kami.
Kami akan terus memantau semua aspek undang-undang ketenagakerjaan dan ketenagakerjaan serta memberikan pembaruan sebagaimana diperlukan, jadi pastikan Anda berlangganan Sistem Wawasan Fisher Phillips untuk mendapatkan informasi terkini.
